联邦拨款采购政策

负责人: 业务办公室

联邦法律对联邦拨款的使用有特殊的要求. 本采购政策旨在确保威尼斯游戏大厅(“卡罗尔”)符合这些要求. 除了本政策的要求外，个别联邦补助金还可能包含该补助金特有的其他要求. 因此，首席研究人员必须与商务处和研究资助处密切合作，以确保每笔资助都符合要求.

这一政策与联邦管理和预算局12月26日发布的最终指导意见是一致的, 2013年12月26日生效, 2014, 6月18日《威尼斯彩票游戏》修订, 2018. 另外, 根据9月10日, 2015, 来自管理和预算办公室(OMB)的最新消息, 大学已决定从7月1日起采用这些新标准, 2018.

A.    道德与利益冲突(2000).318(c)(1)  

参与联邦拨款支出的卡罗员工必须避免任何实际或明显的利益冲突. 雇员不得从使用联邦拨款的合同或交易中获得任何个人财务或其他利益. 这条禁令也包括父母, 儿童(生物, 福斯特, 和/或收养)和兄弟姐妹, 因为如此亲密的关系可能会导致冲突的出现. 除了, 因此，代表Carroll起草投标规范或投标请求的承包商或顾问将被取消对这些机会的投标资格. 而承包商或顾问不会自动失去其他机会, 必须注意确保他们为大学所做的工作不会使他们比竞争对手获得不公平的优势.

卡罗的员工不得接受回扣, 退税, 通过联邦拨款支付的摊贩的小费或其他礼物或表示感谢的纪念品. 允许向卡罗尔提供回扣和折扣，前提是1)遵守所有适用法律, 2)为卡罗尔提供直接利益, 3)公平谈判的结果, 哪些在文件中有完整的记录, 和, 4)符合供应商的标准定价或折扣政策.

不遵守这些要求可能会导致纪律处分, 包括终止雇佣关系.

如果其他学校或部门提供的合同投标会产生实际的或明显的利益冲突，威尼斯游戏大厅的各个学院和部门不得投标, 制造偏袒或干涉与校外投标人的自由公开竞争的表象.

避免冲突:避免冲突或冲突的表象, 准备规范的承包商或顾问及附属机构, 工作说明或投标请求的其他重要部分不包括在基础工作的投标中.

怀疑或发现违反本政策的行为应报告教务处. 卡罗尔严格禁止任何形式或性质的报复，任何人作出这样的善意报告. 立即向教务处和/或人力资源部门报告任何发现的或怀疑的报复行为.

B.    一般要求(200.318 (d-g)

下列规定适用于所有采购交易，不论规模大小.

采购交易应当合法、合乎道德.

不允许不必要的/重复的采购(和不报销的费用).

与商务办公室合作, 首席调查员负责确保承包商按照其合同或采购订单履行合同.

只要有可能:

•       考虑租赁与购买;

•       签订协议，与其他教育机构共享公共产品或服务, 非营利组织或政府实体;

•       使用联邦超额或剩余财产代替新购买;

•       考虑将购买物品分成小批, 或者合并采购, 如果这样做将产生更低的价格或更高的价值.

所有采购交易必须以充分和公开竞争的方式进行. 联邦拨款条例将州或地方法律要求的优惠放在一边, 除非授权或适用的联邦法律明确要求或鼓励遵守此类优惠. 然而，联邦政府的优先购买权并不适用于各州的许可证法律.

以保证承包商的客观绩效，消除不公平的竞争优势, 制定或起草规范的合同, 需求, 工作说明, 或邀请投标或邀请建议书必须排除在此类采购的竞争之外. 被认为限制比赛的情况包括但不限于:

•       对公司提出不合理的要求，以使其有资格开展业务;

•       需要不必要的经验和过度的联系;

•       公司之间或关联公司之间的非竞争性定价行为;

•       与保留合同的顾问签订非竞争性合同;

•       组织利益冲突;

•       只指定“品牌名称”产品，而不允许“同等”产品;

•       采购过程中的任意行为.

为进一步确保自由和公开竞争，所有征集活动应:

•       包含对材料技术要求的清晰准确的描述, 产品, 或者需要获得的服务. 不允许有不适当限制竞争的特征或要求. “品牌名称或同等名称”的描述可用于定义采购的性能或其他突出要求. The specific features of the named br和 to be met by offers must be clearly stated; 和

•       确定在评标中使用的所有要求和所有因素.

•       确保所有人员的资格预审名单, 公司, 或用于获取商品和服务的产品是最新的，并包括足够的合格来源，以确保最大限度的开放和自由竞争. 在投标期间，不禁止潜在投标人提交投标.

• 有完整、充分和现实的规格或购买说明;
• Two or more responsible bidders are willing 和 able to compete effectively for the business; 和
• 采购是一种固定价格合同，选择中标人主要是根据价格.

• 招标应当公开发布公告;
• 投标必须从足够数量的已知供应商中征求, 给他们足够的时间作出反应;
• 招标邀请书必须充分描述所寻求的项目或服务, 以便竞买人作出适当回应;
• 所有标书将在招标书规定的时间和地点开标;
• 一个固定价格的合同将以书面形式授予最低响应和负责任的投标人.在招标文件中有规定的地方, 折扣等因素, 运输成本, 在确定哪个投标最低时，必须考虑生命周期成本. Payment discounts will only be used to determine the low bid when prior experience indicates that such discounts are usually taken advantage of; 和
• 如果有合理的书面理由，任何或所有投标都可以被拒绝.

• 必须公布征求建议书，并确定所有评价因素及其相对重要性. 对公开征求建议书的任何答复都必须在最大程度上予以考虑;
• 必须从足够数量的来源提交提案;
• Carroll将拥有对收到的提案进行技术评估和选择接受者的书面方法;
• 合同必须授予负责任的公司，其方案对项目最有利, with price 和 other factors considered; 和
• Carroll可以使用竞争性提案程序进行基于资格的建筑/工程(A/E)专业服务采购，通过对竞争对手的资格进行评估，并选择最合格的竞争对手, 以协商公平合理的补偿为准. 该方法, 价格不作为选择因素的地方, 只可用于采购机电专业服务. 它不能用于购买其他类型的服务，尽管A/E公司是执行拟议工作的潜在来源.

• 该项目只能从单一来源获得;
• 公共紧急或紧急情况不允许因竞争性招标而造成延误;
• The Federal awarding agency or pass-through entity expressly authorizes noncompetitive proposals in response to a written request from Carroll; or
• 经过多方征求，确定竞争不足.

• 将符合条件的小型和少数民族企业和妇女企业列入征集名单;
• 确保小型和少数族裔企业, 只要妇女的商业企业是潜在的资源来源，就会受到邀请;
• 划分总需求, 当经济可行时, 分成更小的任务或数量，以允许小型和少数民族企业最大限度地参与, 妇女的商业企业;
• 建立交货时间表, 在规定允许的情况下, 鼓励小型和少数族裔企业的参与, 妇女的商业企业;
• 使用服务和帮助, 适当的, of such organizations as the Small Business Administration 和 the Minority Business Development Agency of the Department of Commerce; 和
• 要求总承包商(如果要分包)遵守上述要求.

• 工作的复杂程度;
• 风险由承包人承担;
• 承包商的投资;
• 分包金额;
• 承包商过去的业绩记录;
• 行业利润率为周边地区同类工作.

• 采购方式;
• 合同类型的选择;
• Contractor selection or rejection; 和,
• 合同价格的基础.

• 每个投标人应提供相当于投标价格5%的投标保证金. “投标保函”必须包括一个坚定的承诺，如投标保证金, 保付支票, 或随附的其他可转让票据，作为投标人的承诺保证, 在接受投标时, 在规定的时间内签署合同文件.
• 中标人应, 合同执行前, 提供合同价款100%的履约保证金，以确保承包商履行合同义务.
• 中标人还应提供, 合同执行前, 支付合同价款100%的保证金，以确保支付给合同项下的劳动力和材料供应者.
• 所有债券应由信誉良好且财务稳健的债券公司发行，并获得在威斯康辛州开展业务的许可.

• 在纠正不足之前暂时扣留付款.
• 取消不符合规定的活动或行动的全部或部分费用.
• 全部或部分暂停联邦拨款.
• 暂停或禁止卡罗尔参加联邦资助的项目.
• 扣留进一步的联邦资金.
• 提起诉讼以追回因违规活动而支付的资金.
• 刑事起诉.